Az ügyviteli rendszer jellemzően egy-egy területet fed le a cég működéséből (a számlázást, a könyvelést, a bért vagy a készletet), gyakran külön programokban, amelyek nem beszélnek egymással. Egy jól bevezetett ERP ezeket foghatja össze, így ugyanaz az adat több kapcsolódó folyamatban is felhasználható. A döntéshez azt érdemes tisztázni, mikor növi ki egy magyar KKV az ügyviteli szoftvert, és mikor válhat indokolttá az ERP-re váltás. Sok kisebb cégnek továbbra is az ügyviteli rendszer a megfelelő megoldás; arra is kitérek, mikor elég ez. Konkrét jeleket mutatok, amelyek segítenek a döntésben.
Az első felmérő beszélgetéseken ritkán az a legfontosabb kérdés, hogy „Odoo vagy valami más". Sokkal gyakrabban ez: „kell már nekünk ERP, vagy egyelőre elég a mostani rendszer?" Erre próbálok itt egyértelmű választ adni: nem a betűszavakból, hanem a napi működésből indulok ki.
Mi az ügyviteli rendszer, és mit jelent egy KKV-nál?
Az ügyviteli rendszer (vagy ahogy sokan mondják, az ügyviteli szoftver) egy adott feladatot old meg a cég életében. Tipikus példa a számlázó program, amely megfelelő beállítás mellett a NAV Online Számla adatszolgáltatását is kezeli. Mellette ott a könyvelőprogram, amelyet sok cégnél a könyvelő használ: ez kezeli a könyvelési nyilvántartásokat, és segít a bevallások elkészítésében. Ezeket esetleg egy bérszámfejtő és egy készletnyilvántartó tábla vagy program egészíti ki.
Sok magyar mikro- és kisvállalkozás különálló programokkal indul. Ez addig jól kezelhető, amíg kevés a folyamat, és ritkán kell adatot átvinni az egyik rendszerből a másikba. A jellemző kép: a számlázó az egyik felület, a készlet egy Excel, a rendelések egy másik tábla, az ügyfélről szóló információ pedig a kolléga fejében. Ennek az a korlátja, hogy ezek a programok jellemzően nem cserélnek adatot egymással, vagyis ugyanazt az adatot több helyen kell kézzel naprakészen tartani.
Amikor „ügyviteli szoftverről" beszélünk, jellemzően ezek valamelyikére gondolunk: a számlázó kiállítja a számlát és teljesíti a NAV-adatszolgáltatást; a könyvelőprogram a főkönyvet és az adóbevallást viszi; a bérszámfejtő a béreket és a járulékokat; a készletnyilvántartó a raktárt; néha egy egyszerűbb ügyfélnyilvántartó is akad. Sok cégnél több ilyen program fut egymás mellett, gyakran különböző gyártóktól. Ez önmagában nem baj: a kérdés az, mennyi kézi munka kell ahhoz, hogy az adataikból átlásd a cég működését.
Mi az ERP, és miben más?
Az ERP a vállalatirányítási rendszer angol rövidítése (Enterprise Resource Planning). A részletes bemutatót (mit csinál, mikor kell, mennyibe kerül) egy külön cikkben írtam le; itt csak a különbségre koncentrálok.
Egy megfelelően kialakított ERP-ben a cég több fontos területe közös adatokkal dolgozhat, és a kapcsolódó folyamatok egy rendszerben követhetők. A rendelés adatai végigvihetők az értékesítésen, a készleten, a számlázáson és a könyvelésen anélkül, hogy minden lépésnél újra be kellene írni őket. Míg az ügyviteli szoftver egy-egy területet kezel, az ERP ezeket a területeket kapcsolja össze. Ez a lényegi különbség, és minden más ebből következik.
A tényleges különbség
Az elnevezéseknél többet mond, hogyan működnek ezek a rendszerek a mindennapokban. Az ügyviteli rendszernél az adat programonként külön él, és a programok közötti kapcsolatot gyakran kézi másolással és egyeztetéssel kell fenntartani. Egy jól beállított ERP-ben ugyanaz az adat több kapcsolódó munkafolyamatban is felhasználható, így kevesebb lehet az ismételt rögzítés.
Szempont | Ügyviteli rendszer / szoftver | ERP rendszer |
Lefedettség | Egy-egy terület (számlázás, könyvelés, készlet) | A fő területek egy rendszerben |
Adat | Programonként külön, gyakran kézi egyeztetéssel | Közös adatokból, kevesebb ismételt rögzítéssel |
Folyamat | Az átjárás kézi munka | A kapcsolódó lépések egy rendszerben kezelhetők |
Riport | Programonként, gyakran kézi összesítéssel | Közös adatokból, az elérhető beállítások szerint |
Belépő költség | Alacsonyabb, gyorsabb bevezetés | Jellemzően nagyobb beruházás, felmérés alapján tervezhető |
Kinek éri meg | Kevés, stabil folyamat | Több összeérő terület, növekedés |
Ez a táblázat a szélső eseteket mutatja. A valóság gyakran a kettő között van, ezért érdemes a saját céged működéséből kiindulni, nem egy általános szabályt követni.
Honnan tudod, hogy kinőtted az ügyviteli rendszert?
Az ügyviteli rendszer kinövésének jelei a napi adatátadásban látszanak: ugyanazt az információt több helyen kell rögzíteni, a programok közötti egyeztetés rendszeres munkát igényel, és nehéz közös képet kapni a működésről. A részletes figyelmeztető jeleket az ERP rendszer KKV-knak cikkben gyűjtöttem össze; itt azt mutatom meg, hogyan segítenek ezek a választásban.
Mibe kerül, ha túl sokáig vársz?
A váltást sok cég halogatja, és sokszor jó okkal: működik a mostani rendszer, és a bevezetés idő meg pénz. A halasztásnak azonban van egy ára, ami nem látszik a számlán. A kézi átgépelés rendszeresen munkaidőt visz el, és minden ismételt rögzítés növeli a hibázás lehetőségét: egy elrontott készletadat vagy egy kimaradt számla utólag többletmunkát és többletköltséget okozhat. A hónap végi keresgélés ugyanígy: nem katasztrófa, csak minden hónapban visszatér.
A másik, kevésbé kézzelfogható tétel a rálátás hiánya. Ha nincs egy felület, ahol együtt látszik a bevétel, a nyitott rendelés és a készlet, akkor könnyen előfordulhat, hogy késve vagy hiányos adatok alapján kell döntened. Ez nem jelenti azt, hogy azonnal váltani kell, de érdemes tudni, hogy a „majd jövőre" is egy döntés, aminek van költsége.
Mikor elég az ügyviteli rendszer?
Sok cégnek továbbra is elég lehet egy jól megválasztott ügyviteli rendszer. Ez különösen akkor igaz, ha:
- egy rendelés kevés területet érint;
- ritkán kell adatot másik programba átvinni;
- a havi egyeztetés nem okoz rendszeres fennakadást;
- a jelenlegi rendszer a növekedéssel járó többletmunkát is kezelni tudja;
- nincs szükség több terület adatait összesítő kimutatásra.
Ilyen helyzetben az ERP bevezetése könnyen több változtatással járhat, mint amennyi hasznot rövid távon hozna.
Van egy másik feltétel is. Az ERP sikeres bevezetéséhez jellemzően szükség van belső felelősre és kellően tisztázott folyamatokra. Ha a belső folyamatok még tisztázatlanok, az ERP-bevezetés előtt érdemes ezeket rendezni: különben a működés bizonytalanságai az új rendszerben is megmaradhatnak. Ha valamelyik igaz rád, nyugodtan mondd el egy felmérésen. Inkább jelzem, hogy még korai, mint hogy eladjak egy rendszert, amit a céged még nem tud kihasználni.
Mikor van szükség ERP-re?
Az ERP akkor válhat indokolttá, amikor a fő területek munkája már összekapcsolódik, és a rendszerek közötti kézi adatátadás lassítja a munkát vagy rendszeresen hibákhoz vezet. Ez jellemzően akkor merül fel, ha több terület (értékesítés, készlet, beszerzés, számlázás) munkáját kell összehangolni, ha egy webshop vagy több telephely adatait kell egyeztetni, vagy ha a cég növekedésével a mostani eszközök már nem tudnak lépést tartani.
Ezekben az esetekben már nem egy hiányzó funkció a közös gond, hanem a programok közötti kézi adatátadás. Ha már az adatátadás okozza a gondot, egy újabb különálló szoftver helyett érdemes közös rendszerben gondolkodni. Konkrét, saját ügyfél-példákat arról, hogyan nézett ki ez a gyakorlatban, az ERP rendszer KKV-knak cikkben írtam le.
Nem feltétlenül „vagy-vagy"
A váltás sok esetben meglévő rendszerek mellett indul. Előfordulhat, hogy a cég már használ webshopot, számlázót vagy más programot, amelyet nem szeretne lecserélni, és nem is mindig kell. Bizonyos meglévő eszközök az új rendszerhez kapcsolva is megtarthatók: a webshoppal, a számlázóval vagy a bankkal is kialakítható lehet adatkapcsolat, de ennek módja és költsége mindig az érintett rendszerektől függ. A felmérésen azt is átnézem, mi tartható meg, és hol indokolt a csere.
Érdemes tudni azt is, hogy a kettő között van átmenet. Egy moduláris rendszert eleinte kevesebb funkcióval is használhatsz, és bizonyos meglévő programokat is megtarthatsz, ha összekapcsolhatók vele. Az Odoo például így épül fel: megfelelő felmérés után egy-két modullal is el lehet indulni, a többit később bekapcsolni. Hogy nálad melyik eszközt érdemes megtartani, összekötni vagy kiváltani, azt a folyamatok és az integráció költsége alapján lehet eldönteni.
Miért kerül általában többe az ERP?
A döntésnél a költségkülönbség is számít. Egy ügyviteli szoftverrel kisebb költséggel lehet elindulni, a díja gyakran szerepel az árlistában, és gyorsabban használatba vehető, mert egy jól körülhatárolt feladatot old meg. Az ERP jellemzően nagyobb beruházás, mert a licenc mellett a bevezetés (felmérés, testreszabás, adatmigráció, betanítás) is beleszámít, és a teljes költség felmérés alapján becsülhető meg. A konkrét ERP-árazást, a licenc és a bevezetés tételeit, valamint a felhasználható támogatásokat az ERP rendszer KKV-knak cikkben írtam le részletesen.
Ügyviteli rendszer bevezetése: mire figyelj előre
Ügyviteli rendszer vagy vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése előtt egy KKV-ban három dolgot érdemes tisztázni. Az első: ki viszi belülről. Jelölj ki egy belső felelőst, aki a bevezetést nyomon követi. A második: mennyire tisztázottak a folyamatok. Ami ma bizonytalan, az az új rendszerben is megmaradhat. A harmadik: mi marad meg a meglévő programokból. A webshop, a számlázó vagy a bank összekötésének módja és költsége rendszerenként más. A költségbe a licenc mellett a felmérés, a testreszabás, az adatmigráció és a betanítás is beletartozik (a költségekről itt).
Hogyan döntsd el?
Ha a saját cégedre gondolsz, három kérdés visz közelebb a válaszhoz.
Az első: hány területet érint egy tipikus rendelés, és hányszor kell közben átgépelni az adatot? Ha egy programban elintéződik, valószínűleg jó, ami van. Ha ugyanazt az adatot több rendszerben is rögzíteni és egyeztetni kell, már érdemes kiszámolni, mennyi munkával jár ez, és felmérni, hol lehet közben hibázni. A második: együtt nő-e veled a mostani megoldás? Ha minden új termék, telephely vagy kolléga aránytalanul sok adminisztrációval jár, érdemes felmérni, indokolt-e a váltás. A harmadik: van-e, aki belülről viszi az átállást? Az átállást jelentősen segíti egy elkötelezett belső felelős; ha ő még nincs meg, ezt a bevezetés előtt érdemes rendezni.
Ha a válaszaid vegyesek, a saját folyamataid felmérése segít tisztázni, hogy indokolt-e a váltás. Ez többet ér, mint egy hosszú összehasonlítás. A felmérésen közösen meg tudjuk ítélni, hogy elég-e a mostani ügyviteli rendszered, vagy indokolt lehet az ERP-re váltás.
Kérj egy díjmentes felmérést: közösen megnézzük, elég-e a mostani ügyviteli rendszered, vagy indokolt lehet az ERP-re váltás.
GYIK: gyakori kérdések
Mi a különbség az ügyviteli szoftver és az ERP között?
Az ügyviteli szoftver jellemzően egy-egy területet fed le, például a számlázást vagy a készletet. Egy megfelelően kialakított ERP több kapcsolódó területet foghat össze, így csökkenthető az ismételt adatrögzítés.
Kell-e ERP egy kisvállalkozásnak?
Nem feltétlenül. Kevés folyamatnál és stabil működésnél egy jól megválasztott ügyviteli rendszer bőven elég. Az ERP akkor lehet indokolt, amikor a különálló programok közötti egyeztetés már rendszeres kézi munkát és hibalehetőséget jelent.
Le lehet cserélni az ügyviteli rendszert ERP-re fokozatosan?
Igen, moduláris rendszer esetén ez általában megoldható. A bevezetés indulhat egy szűkebb funkciókörrel, majd később további területekkel bővülhet, így nem kell egyszerre mindent lecserélni.
Melyik olcsóbb?
Kezdetben az ügyviteli szoftver kerül kevesebbe, és a bevezetése is gyorsabb. Az ERP jellemzően nagyobb beruházás, és megfelelő folyamatoknál csökkentheti a kézi munkát. Egy egyszerű ügyviteli szoftver díja gyakran szerepel az árlistában; az ERP-bevezetés teljes költségét viszont felmérés alapján lehet megbecsülni.
Az Odoo ügyviteli rendszer vagy ERP?
Az Odoo alapvetően ERP, de modulárisan épül fel, ezért ügyviteli szinten is használható: egy-két modullal (például számlázással és készlettel) is el lehet indulni, a többit később bekapcsolni. Így az Odoo a cég növekedésével további modulokkal bővíthető; hogy meddig szolgálja ki változtatás nélkül a céget, az a folyamatoktól, az integrációktól és a szükséges testreszabásoktól függ.
Megoldható a magyar számlázás egy ERP-ből?
Megfelelő magyar lokalizációval és beállítással az ERP-ből is megoldható lehet a számlázás és a NAV Online Számla adatszolgáltatás. A pontos működés és az esetleges fejlesztési igény rendszerenként eltér, érdemes rákérdezni a felmérésen.
Kezdd egy felméréssel
Ha ugyanazt az adatot több helyen rögzítitek, rendszeres kézi munkát igényel az egyeztetés, vagy nehéz egyben látni a rendeléseket és a készletet, érdemes felmérni a váltás lehetőségét. Ha pedig a jelenlegi rendszer még jól kiszolgál, azt is őszintén megmondom. A döntés alapja az legyen, hol keletkezik most a legtöbb kézi munka és hibalehetőség. Egy felmérésen ezt nézzük meg együtt.
A felmérés díjmentes és kötelezettségmentes.